実施手順



    1.導入前

    (1)洗い出し
    ・担当内で、どんな業務があるかを話し合い、原則全ての業務を洗い出します。


    (2)事務内容の再検証
    ・現状の内容で漏れや問題がないか、改善すべき箇所がないかを再検証する。
    ・業務手順書については、「発生頻度」、「緊急度」、「重要度」などを考慮した上で、どれの手順をマニュアル化すべきかを検討する。


    (3)作成責任者の決定
    ・誰がどの箇所を作るかを明確にして責任をもって作成させる。
    KAIGI.png

    (4)作成スケジュール
    ・期日までに作り終えるようにするために、作成の過程を細分化した実施スケジュールを作成する。

    (5)作成
    ・主査は各担当職員が期日までに完成できるように管理・監督をします。

    (6)校正
    ・全てが出来終わったら、作成者以外にもマニュアルを回して、漏れや間違いや分かりにくい表現がないかどうかをチェックします。




    2.導入後

     完成したとしても、 マニュアルが活用されなかったり、されにくかったりするのは、仕組みが確立されていないことが原因であります。 

     このようなドキュメントは作ってしまえば後任は楽ですが、初めに作る人がとても大変な作業量です。なぜなら普段の事務のプラスアルファの仕事なので、自発的にはなかなか出来にくい現実があります。 

     また、忙しくてそんなの作る暇がないという輩が必ずいます。でもそれって、公務員の場合は8,9割は嘘ですね。 

     忙しくない期間ってのが12ヶ月のうち1,2ヶ月分は必ず存在します。そこにやればいいだけの話。また、人間って元来、怠惰な生き物。やらなくてもいいのなら絶対やりません。 
      
     特に公務員の場合、楽に済ませることで問題ないのならそのように流れてします。だからこそ以下のようなPDCAに乗せた仕組化(ルール)が必要だと考えます。
     

    PDCA.jpg 


    (1)年度当初

    ①係長が各事業ごとに作成担当者を決める。 

    ②各作成担当者で内容を更新する。 
    ※更新とは、今年度に改変、廃止、新規、した事業についての経緯、背景、懸念事項などを記入する。また、不要と思われる箇所は削除する。 

    ③作成の際の心掛け
    自分がいなくても事務が回るぐらいの内容で作成することを心掛けます。


    (2)通常業務時のルール


    ① 分からないことがあったら、まず、マニュアルを見る。 

    ②標準事務手順書を見て、それでも分からなかったら、先輩・上司に聞く。 

    ③その時に必ず、「どの箇所が」「どんなふうに」分からなかったのか具体的に聞く。 

    ④聞いた内容を、次回から分かるように書き込む。 




    (3)毎朝のミーティングで報告

      打ち合わせ 
      
     ミーティングでは今日の自分のする仕事の予定を報告するのと同時に、マニュアルの追記・改変した内容もその場で報告する。そうすることで以下のメリットが生まれます。 

    朝礼報告のメリット

    • 口頭で報告することで頭の片隅に残るので情報が共有されるのと同時に、マニュアルに同じ内容が書かれることを防ぐ効果がある。 

    • 転入者がどんな内容を書けばよいかが分かってくる。 

    • 何人もの人がこれを繰り返すことで、同じ案件でも違った視点の内容が書き込まれ、内容の濃いマニュアルに仕上がることで、誰が見ても分かるような内容に近づく。
       
    上記の内容も大事ですが、ここで、最も大事なのはメンバーのモチベーションアップの場でもあるのです。 

    それには、係長が非常に重要な役割を担います。

    担当者のスキル、ノウハウをそれに落とし込んでもらえるように鼓舞します。 

    例えば、ある手順書を見て役に立ったら 

    「○○さんが作ったあの手順書分かり易いね。初めてあの作業をしたけど、お陰で簡単にすぐにできたよ。どうもありがとう!」 

    とか、 

    よくまとまっている案件があったらリーダーが 

    「○○さんが書いたこのページのこの書き方だけど、このように書くと皆が分かり易くなるので参考にしましょう」 

    など、皆のモチベーションを鼓舞するような発言をして、作りやすい雰囲気を構築することが最も大事なのです。 


    (4)随時に更新する

     ふとアイディアが浮かぶ気付ってよい案だったりしませんか?忘れる前に必ず書き込む癖をつけます。その際、完全に清書される必要はありません。忘れないように書き記す方を優先させてください。後からいくらでも清書できます。 

     また、一つの事業が終わったらすぐにマニュアルや事務概要書にフィードバックすることが大事です。自分が異動対象者になってから書くのでは遅すぎます。事業が終わったすぐであれば、濃い内容で仕上げることができます。 


     その際は必ず、係長が監視することが必要です。具体的には事業を終わった時点で担当者がそれに取り掛かってなかったら、すぐに取り掛かるように指示し、内容をチェックすることが必要です。


    (5)年度末

     異動者の内示の出てからでは異動者の作成意欲が削がれてしまう(人は元来怠惰な生き物)ので遅すぎます。従って、大体2月中旬頃から係り内の全員でドキュメントの更新をするためのミーティングを開く。 

     ① 係長が各作成責任者に現時点までの内容を最終更新するように支持する。

     ② 
    全員の更新が終わったら自分が作成した以外のものを見て、書かれていない内容・分かりにくい内容があったら追加・改編する。

    ※要するに自分がメインに作ったもの以外の業務も、複数人の目に触れることによって記入漏れ・内容の訂正などを行い質の高い文書に仕上げる。



    <メリット>

      ・多様な職員がやってきた仕事を確実に担当内に落とし込まれるので質の高い内容になる。

      ・情報が古すぎて使えないマニュアルとなることを防ぐ。

      ・不要な情報の削除も行うので、検索効率のアップも見込まれる。

      ・転入者が担当内の状況を迅速に把握することができる。その結果、職員の早期即戦力化が図れる。
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私が読んだ本
 「マニュアル」・「ナレッジマネジメント」・「情報共有」と名の付く本を片っ端から読み漁りました。

 似たような内容もありましたが、より知識を深めることが出来ました。

 もし、業務マニュアルを全庁的に広めたいと考えているならば、理解を深めるためにこマニュアル関連の本の「多読」をお勧めします。

【私が読んだ本たち】

book1.jpg 
多読を行った理由としては、「レバレッジ・リーディング」という本の出会いからです。

下記の本を読んでからだと読書の効率が高まると思います。

by amazon通販最速検索 at 2011/01/31

by amazon通販最速検索 at 2011/01/28

私の評価 : ★★★☆☆

○3Points感想文
・文章の書くルールが身につく
・ページ校正がNICE!
・基本に自信がある人は不要かも!?


by amazon通販最速検索 at 2011/01/28

私の評価 : ★★★★★

○3Points感想文
・組織への浸透力の大切さが理解!
・マニュアルの確固たる考え方が身につく
・必ず読んで下さい!


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