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概念



1.苦境に立たされる自治体

(1)厳しい財政状況
 長引く景気低迷の影響などによる税収の伸び悩みや、国と地方をめぐる財政構造の転換により、地方交付税や補助金が削減されているので、非常に厳しい状況にあります。

(2)人員の削減
 行政改革推進法の中の第四節に「総人件費改革」とあるように、公務員全体の人件費は余剰であり、これから多く区人減らしが始まってくることが予想されます。

(3)事務の複雑化・多量化
 住民のニーズは、社会経済情勢の変化・生活様式や価値観の多様化に伴い、複雑化または高度化しています。そういった中で新たな地域課題・町民ニーズに対して、きめ細かなサービスの提供が求められているので、事務は複雑化・多量化していると考えられます。


従って、



「仕事の量が増えて・内容が難しくなり、人が減って、金も減る」

すなわち、限られた人員・予算の中で質が高く、きめ細かな公共サービスを提供しなければなりません。

非常にハードな環境下で仕事をこなさなければならない。と言えるかと思います。

 また、今までの同じ事務手法では到底追いつかないはずなので、何かを変えなければならない時期に来ていると考えられます。

 従って、今求められるのは「コツコツ」まじめに積み上げていく事務のやり方も大事ですが、さらに「効率化」を図り、限られた時間の中で最大の成果を上げることができる事務手法を構築することだと考えられます。




2.自治体業務の問題点

(1)4年前後で無意味に繰り返される役所の人事

役所の人事異動って民間会社でいう異動とは少し違うんです。
全く違う業務に関わるので転職のようなもんなんです。

覚えなければならない法律もガラッと変わるし、 それに付随する手続き類も。


例えば、3月31日まで秘書室にいた者が、4月1日から 住民票の発行業務をやったりとか。

それで、すぐに仕事をこなせるかというと、そうでもありません。
周囲の人のフォローがありながら おっかなびっくり仕事しているのが大半だと思います。

...残念ながら4月1日は確実に職員の質は落ちていると言えるでしょうね。

従って、異動者と在籍者との間で「より早く」、「漏れ無く」、「必要な情報」を

・異動者:覚えなければならない

・在籍者:教えなければならない

状況であるかと考えられます。

また、一般的な職員の成長の度合いですが、

 1年目:人に聞きながら仕事の流れを覚えるだけ

 2年目:自分で仕事をこなせるようになる。、

 3年目:意見・提案などの業務改善を考えることができるようになる。

 4年目:やっと仕事の改善を実行に移すことが可能になる。

 5年目:恐らく異動対象...

やる気のない職員は情けないことに、 2年目の「仕事をこなせるようになる」で成長は止まります。(ーー;)

やる気のある職員は、「さあ、これから!」って時に異動になってしまうこともあるんですよね。

また、複数年かけて取り組まなければならないことも道半ばになってしまうことも。

ただし、異動サイクルを短くすることのメリットもある訳なので、それ自体が悪いわけではありません。

問題なのは、

異動時に「あなたは何年間の間に○○の事務を××ぐらい達成してください。また、その過程についても担当の中に残しておき、次の担当者でも利活用できるようにしてください」

といったことが一人ひとりに具体的にミッションとして与えられていないことなんですよね(やってるところもあると思いますけど^^;)。

こんな人事システムだからこそ、僕は多様な人のノウハウが確実に落とし込まる場として活躍する「マニュアル」がとても重要だと考えます。


(2)非効率な引継ぎ書作成

・役所には4年前後で人事異動が繰り返されます。

・異動者の内示が出るのが役所によってまちまちですが大体、3月20日前後。

・異動対象者は4月1日からは別の部署に移ることになります。

・なので、1,2週間で引継ぎ書を書かなければなりません。

従って、異動対象者は

  • ・たった1人で
  • ・約1、2週間という短期間で
  • ・今までやってきた仕事を思い出して
  • ・文書化する


...非常に困難な仕事ですよね。異動対象者は次の部署のことで頭がいっぱいなはず。

後任者を気遣う心の余裕もなかなかないってのが本音だと思います。

そんな状況の中で作った引継ぎ書を使って、新任者に数時間で説明します。

人によっては各手間を省かせてほとんど口頭で済ませる場合もあるそうです。


それで前任者の仕事が内容のほとんどが理解できるような器なら役所にいません。^^;

大体は、「こんな感じで仕事をしてるんだな」っていうイメージを掴むためだけの話なんですよね。

しかも、何日もかけて作ったドキュメントですが、それ以降、日の目を見ることはあまりないかとかも。


(3)引継ぎ書作成の疑問点

そこで、ふと以下の疑問点が沸いてきます。
  •  前年に異動した人が作った引継ぎ書とかぶる内容って結構あるんじゃないだろうか?

  •  1人で考えたものって必ず漏れがあるんじゃなかろうか?

  •  あと1週間で別の部署に行く人が書く内容って質の高いものだろうか?  

  •  職員のレベルによって書く内容の質が違ってくるのではないか?

  •  時給にしたらいくらの仕事?費用対効果が得られるのだろうか?


3.改善策

 上記の問題点をどのようにしたら無くすことができるのでしょうか?ブレークダウンしていったものが以下です。

 ・どのように?→ 各職員で得たノウハウ・覚えた手順・事務の経緯をマニュアルに落とし込めばよい。

 ・誰が?→ 係内全員で

 ・いつ?→ 内示が出る1ヶ月ぐらい前までに1年間を通じて

 一度このマニュアルを作ってしまえば(これが一番大変な作業ですが^^;)、今後はその年度で起こった、新規、改編、廃止などがあった事業について付け足せばよいかと。いわゆるその担当内の辞典のような歴史書みたいになるんですよね。

 その結果が得られるのでしょうか?

 ・そのマニュアルを基に引継ぎを行えば、一から引継書を作らずに済む。

 ・全員が目を通して作るので、事務の概要が漏れる可能性が低くなるので、把握しやすくなる。

 ・異動の内示が出る前に行うので、気持ちが削がれることなく作ることができる。

 ・全庁で作るイベントのようになり、一人で作ってる・やらされ感が少なくなるのでモチベーションは高まる。


 他の部署に行ったときにこのようなものがあれば非常に心強くありませんか?「前任者じゃないと分かりません」なんて言わずに済む機会が増えるかと思うんですよね。

  また、自分だけが後任のために一生懸命マニュアルを作ったとしても、異動先で同じようなものがなかったら納得がいかないと思いませんか?

 従って、全庁的にルールを作ってそれを基にしたマニュアルを作るのを「仕組化」してしまえばこんな想いもしなくて済むんじゃないでしょうか!?



4.目標

マニュアルを効果的に活用することによりこんなことをイメージしています。

「その部署に行って、いろんな知識を覚えることで担当内の業務を把握していく。」

升の中に点が増えていく感じです。

 理解  


「そして、覚えていった知識と知識の関連性を理解することで理解の深化が高まる」

点同士が繋がっていく感じです。

深化 


つまり、「点が増えていき、かつ、点と点が繋がる」ことで担当内の業務を覚えることに繋がると言えるかと思います。

マニュアルは、点を増やすスピード、点と点を結ぶスピードを速まらせる効果があると思います。

そして、その結果、


誰がどの部署に異動となっても、

早期に質の高い事務が可能となる環境を作ることで、

住民サービス・事務効率の向上を図る



ことを目標にしたく考えております。

では、具体的にマニュアルをどのように活用していくかは「手段」にて。


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私が読んだ本
 「マニュアル」・「ナレッジマネジメント」・「情報共有」と名の付く本を片っ端から読み漁りました。

 似たような内容もありましたが、より知識を深めることが出来ました。

 もし、業務マニュアルを全庁的に広めたいと考えているならば、理解を深めるためにこマニュアル関連の本の「多読」をお勧めします。

【私が読んだ本たち】

book1.jpg 
多読を行った理由としては、「レバレッジ・リーディング」という本の出会いからです。

下記の本を読んでからだと読書の効率が高まると思います。

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私の評価 : ★★★☆☆

○3Points感想文
・文章の書くルールが身につく
・ページ校正がNICE!
・基本に自信がある人は不要かも!?


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私の評価 : ★★★★★

○3Points感想文
・組織への浸透力の大切さが理解!
・マニュアルの確固たる考え方が身につく
・必ず読んで下さい!


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